第一章  总  则

第一条  为提高公文质量和处理效率，实现市供销社公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，制定本细则。

第二条  市供销社发公文(包括市社党组、市社机关党委发文，下同)，是市供销社机关在工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理要坚持实事求是、科学高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条  机关各科室、各区供销社、社属各企业应高度重视公文处理工作，严格遵守本细则。

第七条  市社办公室是市社机关公文处理的管理机构。

第二章  公文种类

第八条  按照公文内容和作用，市社发公文的种类主要有:

（一）决定。适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级机关不适当的行政决定事项。

（二）公告。适用于向市内外宣布重要事项或法定事项。

（三）通告。适用于公布社会各有关方面应遵守或周知的事项。

（四）通知。适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

（五）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、发文机关印章、印发机关和印发日期等要素组成。有的公文还要根据情况添加以下要素：秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附件顺序和标题、附注、附件、抄送机关等。

（一）涉及国家秘密的公文，应在首页右上角标明密级(秘密、机密、绝密)和保密期限，标注方法为“密级★保密期限”。凡未标明保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文还应在首页左上角标明份数序号。文件是否公开应在相应位置处标注说明。

（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”(需7个工作日内办结的公文)、“急件”(需14个工作日内办结的公文)，特别紧急的公文应注明时限要求。紧急程度由各承办单位提出，由办公室确定。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（三）联合行文时，主办机关应排列在前。与同级或相应党的机关、军队机关、人民团体联合行文，一般按照党、政、军、群的顺序排列。在公文稿中应按顺序写明联合发文的单位名称。

（四）发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文号。市社的主要发文代字号如下：

党委发文为乌供党字，市社发文为乌供销发、乌供销字、建议、提案答复文分别为乌供销复字，盐务局发文为乌盐发。

公文的发文字号每年编一次。

（五）上行文应注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”件应在附注处(在成文日期和印章之下)加括号注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。

主送范围可由承办单位商办公室确定。市社系统的公文主送单位排列顺序一般为:

1.发往三区供销合作社的公文，写作“各区供销合作社”。

2.发往市级各单位的公文，一般写作:“各部、委、办、厅、局，各企事业单位、驻市单位”。

3.发往市社机关各科室、社属各企业的公文，写作“市社机关各科室、社属各企业”；只发市社机关科室的公文，写作“市社机关各科室”；只发社属各企业的公文，写作“社属各企业”。

抄送机关排列顺序一般为：市委、人大、政府、政协、中级人民法院、检察院、乌海军分区、各民主党派、各人民团体。

（八）公文如有附件，应在正文之后(空一行)成文日期之前，注明附件顺序和名称。

（九）公文要加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，如负责人批准后，因故不能及时发文，时间推迟10个工作日以上的，成文日期可由承办单位商办公室确定。联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）印发日期以开印的时间为准。

（十二)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应在印章、成文日期之下。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化筒称、统称。

（十四）文字从左至右横写。

第十条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm X297 mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  属于市社职权范围内的事务，由市社自行行文或与有关部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。需市政府审批或授权的事项，经市政府同意也可以由市社行文，文中应当注明“经市人民政府同意”。

第十二条  除以办公室名以外，机关各科室不得以科室的名义对外正式行文。社属各单位对外行文不得使用市社文头纸，应使用署有本单位名称的文头纸。

第十三条  对涉及其他部门职权范围内的事项，未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。

第十四条  “请示”应一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送下级机关。需市委、政府同时审定的，可以同时主送“市委、市政府”。

第十五条  请示市委、政府批转或市委、政府办公厅转发的公文，应同时附代拟稿。

第十六条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“意见”、“请示”、“报告”。

第十七条  联合行文一般由主办机关先签署意见，会办单位依次签发。

第五章  发文办理

第十八条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条  草拟公文应做到:

（一）符合国家、自治区的法律、法规及其他有关规定。如制定新的政策、规定等，要充分论证，切实可行。

（二）观点鲜明、正确，表达简捷、准确;结构严谨、条理清楚、逻辑性强;内容充实、数据准确、语言平实、标点正确、篇幅力求简短。

（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（七）应使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，还应注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数据必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。

第二十条  市社主办的公文，凡涉及其他部门的工作和问题，承办单位应主动协商提出意见，取得一致意见后方可行文。

外单位送市社会签的公文，办公室根据公文内容，送相关科室提出会办意见。如对公文有改动意见，应与来文单位协商，取得一致意见后，经办公室审核送市社领导审签。意见不一致，相关单位应说明理由和情况，并报市社领导审定。

第二十一条  公文成稿后，拟稿单位要严格审核后，送办公室核稿。凡未经办公室审核的，市社领导不予审签或批示。

第二十二条  以市社名义行文，应按以下程序办理:承办单位起草、科室负责人审核、办公室核稿、市社领导审签、办公室统一编文号、印制、承办单位分发、办公室归档。

第二十三条  以市社名义制发的公文，由分管领导审核后，由主任签发， 主任外出期间由主持工作的领导签发，涉及重大事项的要经过市社领导班子集体研究。

与其他部门的会签文件，由市社主办的，一般由主任签发；由其他部门主办的，一般由分管领导会签，如有必要应当送主任签发，重要事项要经过社务会讨论。

第二十四条  市社领导批示件，由办公室负责登记、分办。

第二十五条  发送文件时，收文机关有份数要求的，应按照要求办理。一般情况下，报呈市委的文件为5份，报呈市政府的文件为5份，有要求的从其要求。

一般情况下，所发文件，均应向市社领导班子成员每人报送1份，办公室存档2份。

密级文件按照有关要求在限定范围内发放。

发往各区供销合作社的正式公文，不得直接发给对应的科室。一般性公文传递用OA办公系统交换、平邮或挂号;机密文件按规定渠道传递。

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分办、承办、催办等程序。

凡送市社的文电、公务信函，统一由办公室签收、拆封、登记、分发。机关各科室收到的主送“市供销合作社”的文件，应及时送办公室按照程序办理。收文传递要准确、及时，不得积压、延误。

第二十七条  需要办理或阅知的来文，由办公室负责分办。其中需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见，呈市社领导批示。涉及两个以上单位业务的公文，主办单位商会办单位办理。承办、主办单位须正式拟文、呈批、报送，办公室负责核稿。

来文有时限要求的，应按规定时限办理;无时限要求的，应在1周内回复。如因特殊情况不能按期回复或会签，承办科室应当主动与主办部门沟通，并商定回复时限及方式。紧急公文，应随到随办。有时限或保密等特殊要求的公文，要特事特办，并按要求及时向办公室告知办理结果。

第二十八条  凡来文征求市社意见的，承办科室要认真研究，必要时要召集市社有关科室会议研究，提出答复意见后，呈报市社领导审定，在规定时限内答复。

第二十九条  承办人大代表建议和政协委员提案，按照有关规定执行。

第七章  公文印制

第三十条  各类公文必须严格依照统一的行文规则和公文格式印制。

第三十一条  密级公文由指定的专人印制。

第三十二条  公文正式印制前，由拟稿人核校、签字，主办单位负责人审读。印制过程中，需要对文稿进行改动的，应按程序复审。

第三十三条  公文印制数量由承办单位商办公室确定。机关各科室如需送外部印制，须经办公室同意。

第八章  公文归档

第三十四条  公文办理完毕后，应根据档案管理的有关规定及时整理立卷、归档。

第三十五条  归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公文形成的全过程。

机关各科室、社属各企业应将公文办理中的相关材料和上级领导机关的批示、批复件等及时整理、保存。个人不得保存应归档的公文。

第三十六条  归档范围内的公文应确定保管期限。

第九章  公文管理

第三十七条  公文由办公室统一收发、审核、用印、归档、销毁。

第三十八条  上级机关的公文，经批准后可以翻印，并应注明翻印单位、份数和印发范围等。

第三十九条  公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。

第四十条  公文被废止或撤销的，自废止撤销之日起不产生效力。

第四十一条  不具备归档和存查价值的公文，经过办公室文件管理人员鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十二条  机关各科室、社属各企业要按规定要求严格保管各类文件。市社办公室定期组织到指定场所销毁文件，保证不丢失、不漏销，并由两人以上监销。其中，销毁密级文电应进行登记。

第四十三条  机构调整时，需要归档的公文、资料应整理立卷后，按有关规定全部移交档案室。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章  附  则

第四十四条  本细则由市社办公室负责解释。

第四十五条  本细则自印发之日起执行。