第一条  为加强市供销社文书立卷归档工作，提高文书立卷质量，逐步实现立卷归档工作的制度化、标准化和规范化。根据《国家行政机关文书处理办法》的要求，特制定本制度。

第二条  坚持文书立卷。市社的文书立卷工作由分管领导负总责，由各科室具体负责实施，由办公室档案管理人员协助、指导、监督。

第三条  文书立卷人员的职责

一、了解工作业务，掌握文书工作的基本知识，熟悉文书立卷归档要求和方法。

二、认真执行平时归卷制度，对本单位处理完毕和批存的文件、发文及底稿应及时搜集归类，集中统一管理。

三、负责集中保管本单位在工作中形成的档案，完成年终文书立卷归档工作。·

第四条  凡在工作活动中直接形成的具有保存价值的公文、电报、图表、技术材料、会议文件、出版物原稿、印模照片、录音带、录像带等各种门类和体裁的材料，在办理完毕后，由各科室立卷归档，不得由个人分散保存。其具体归档范围：

一、上级机关的文书材料

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

2.上级机关颁发的属于市供销社主管业务，并要执行的文件，以及普发的需要贯彻执行的法规性文件；

3.上级机关领导检查市供销社工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4.代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

5.上级机关转发市供销社的文件(包括报纸、刊物转载)。

二、本机关的文书材料

1.党组会议、社务会议、主任办公会议的记录、纪要等文件材料；市供销社召开的工作会议和专业会议材料；

2.市供销社颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿；

3.请示及上级机关的批复文件，下级机关的请示与市供销社的批复文件；

4.反映市供销社业务活动的专业文件材料；

5.检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料；

6.统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；

7.财务报表、凭证、帐簿等文件材料；

8.内容重要的群众来信、来访材料及记录、领导的指示、处理的群众来信、来访的有关材料；

9.领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录；从外机关带回的与本单位有关文书、文件材料；

10.有关项目申报、建设的文件材料；

11.有关机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印鉴及组织机构、人员编制等文件材料；

12.制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

13.历史沿革、大事记、年鉴、反映市供销社重要活动的简报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像等文件材料；

14.干部任免(包括备案)、调配、专业技术职务评定、聘任、党员、公务员、干部名册、报表、纪检、治安保卫、计划生育以及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作及工作人员奖惩等文件材料；

15.办理的工作人员的转移、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

16.编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版的定稿、样本；

17.与有关机关单位及个人签字的各种合同协议等文件；

18.在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、工作往来文件等；

19.各种普查工作中形成的文件材料；

20.按有关规定应归档的死亡工作人员档案材料。

三、同级机关和非隶属机关的文件材料

1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

2.有关业务机关对本机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件；

3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

四、下级机关的文件材料

下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预决算等文件材料。

第五条  不归档的文件材料的范围

一、上级机关的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

二、本机关的文件材料

1.重份文件；

2.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

4.机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

5.本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；

6.为参考目的从各方面收集的文件材料。

三、同级机关和非隶属机关的文件材

1.参加非主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无参考利用价值的文件材料；

2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

四、下级机关的文件材料

1.下级机关送来的参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；

2.越级抄送的、一般的、不需要办理的文件材料；

3.下级机关抄报备案的一般性文件材料。

第六条  归档文件必须按年度立卷。机关的党组织、业务部门、人事部门、纪检在工作中的文件材料都应按年度分别立卷归档。

第七条  归档文件材料必须齐全完整，包括文件材料的种类、份数以及每份文件的页数。

第八条  立卷要文书和业务部门的专兼职文书人员根据平时建立的“案卷目录”在做好日常文件的收集、分类的基础上，将文件进行组合排列、整理、编目、装订，组成案卷。

第九条  立卷的基本要求：立卷应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期限准确。

第十条  立卷的基本方法

一、机关管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料、制度、条例、法规，一般按单一问题组卷。

二、会议文件，根据文件多少，可以一会一卷或数会一卷；文件多时也可一会数卷。

三、统计、报表、名册等文件，一般同一格式、名称或同一地区的组成一卷或数卷。当文件特别少时，也可几种格式或几个地区组一卷。

四、工作计划、总结可按作者和名称组卷。

五、案件材料可一案一卷或一案数卷。

六、群众来信可按所反映的问题或信件、作者及信件的处理形式组卷。

七、项目申报、建设管理工作所形成的图表说明材料可一个项目一卷。

八、简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

九、其它文件可根据具体情况进行组卷。

第十一条  卷内文件的排列，应将密不可分的文件材料依序排列在一起，不得分开。如批复在前、请示在后；正文在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发文件在前，原件在后；案件材料、结论材料在前，证据材料在后。其它文件材料按文件重要程度和形成的时间先后排列。

第十二条  不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

跨年度的请示与批复放在复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；案件文件放在结案年立卷。

第十三条  卷内文件的编号。卷内文件应编写页号或件号。成卷装订的卷内文件有字迹和图表画面应一面编写一个页号，空白面不编号，页号的位置正面在右上角，背面在左上角。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图表和音像材料也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

第十四条  立卷人根据有关文书档案保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限。

第十五条  案卷标题的拟写。案卷标题要简明确切地反映出文件材料的内容，一般应由作者、问题和名称组成。

第十六条  案卷封面的填写、卷内文件目录、备考表的编制和案卷的装订按市档案局要求执行。

第十七条  本制度若与上级颁发的有关规定相抵触时，按上级规定执行。